SEKRETARIS DINAS
Drs. H. AYI KOSWARA

 

  • SUB BAGIAN PENYUSUNAN PROGRAM DAN KEUANGAN
    ELLA HAYATI
  • SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN
    ENDANG SULAEMAN, S. Sos.Msi

TUPOKSI

Sekretariat dipimpin oleh seorang sekretaris yang mempunyai tugas pokok memimpin, mengkoordinasikan dan mengendalikan tugas-tugas di bidang pengelolaan pelayanan kesekretariatan yang meliputi pengkoordinasian, penyusunan program, pengelolaan umum dan kepegawaian serta pengolahan keuangan. 

Dalam melaksanakan tugas pokok, sekretaris mempunyai fungsi sebagai berikut :

  1. Menyelenggarakan penyusunan rencana kegiatan kesekretariatan sebagai pedoman kerja;
  2. Menyelenggarakan penyiapan perumusan kebijakan strategi;
  3. Menyelenggarakan penyusunan perencanaan kinerja dan anggaran (RKA);
  4. Menyelenggarakan penatausahaan anggaran pendapatan dan belanja Dinas;
  5. Menyelenggarakan pengelolaan kepegawaian lingkup Dinas;
  6. Mengevaluasi pelaksanaan tugas staf melalui penilaian Sasaran Kerja Pegawai (SKP) untuk mengetahui prestasi kerjanya dan sebagai bahan pembinaan serta upaya tindak lanjut;
  7. Menyelenggarakan pembinaan dan pengembangan pegawai dalam jabatan struktural di bawahnya serta dalam jabatan fungsional tertentu dan jabatan fungsional umum;
  8. Menyelenggarakan penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP), Standar Pelayanan (SP);
  9. Menyelenggarakan pelayanan umum dan kepegawaian yang meliputi urusan surat- menyurat, barang milik daerah/aset dan rumah tangga, pengorganisasian dan ketatalaksanaan, keuangan, perencanaan, monitoring, evaluasi dan pelaporan;
  10. Menyelenggarakan kebutuhan naskah dinas yang diperlukan dan menilai konsep tata naskah dinas dari staf dan unit kerja lainnya di lingkungan dinas berdasarkan pedoman dan ketentuan peraturan perundang–undangan;
  11. Menyusun dan memeriksa konsep surat dinas berdasarkan tata naskah dinas yang berlaku;
  12. Mengatur pemberian layanan administratif kepada unit kerja di lingkungan Dinas agar terwujud tertib administrasi;
  13. Menyelenggarakan pengelolaan tata naskah dinas dan kearsipan;
  14. Menyelenggarakan pelayanan perpustakaan sebagai media referensi, peraturan perundang-undangan dan dokumen lainnya sesuai kepentingan Dinas, serta menyelenggarakan pelayanan hubungan masyarakat dan pelayanan informasi serta dokumentasi Dinas;
  15. Memberikan laporan kepada pimpinan mengenai langkah atau tindakan yang diambil dalam lingkup tugasnya;
  16. Menyelenggarakan pembinaan, pengawasan dan pengendalian pelaksanaan tugas dan pelayanan umum, kepegawaian dan rumah tangga, serta keuangan, perencanaan, evaluasi dan pelaporan;
  17. Menginventarisasi, mengindentifikasi dan menyiapkan bahan pemecahan masalah di bidang tugasnya;
  18. Menyelenggarakan evaluasi serta pelaporan pelaksanaan rencana kerja kesekretariatan;
  19. Menyelenggarakan koordinasi dengan unit kerja lain dan/atau lembaga/ organisasi terkait dalam lingkup tugasnya;
  20. Mendistribusikan tugas kepada staf di lingkup Sekretariat sesuai bidang tugasnya;
  21. Memberi petunjuk kepada staf untuk kelancaran pelaksanaan tugas staf;
  22. Mengkoordinasikan tugas staf di lingkup Sekretariat melalui rapat atau langsung agar sesuai dan saling mendukung dalam pelaksanaan tugas;
  23. Memberi petunjuk kerja dan mengendalikan staf di lingkup Sekretariat agar dapat melaksanakan tugas dengan baik;
  24. Mengevaluasi pelaksanaan tugas di lingkup Sekretariat untuk mengetahui kesesuaiannya dengan rencana;
  25. mengatur pelaksanaan kegiatan staf berdasarkan prioritas penyelesaian tugas kesekretariatan agar selesai tepat pada waktunya;
  26. Melaporkan pelaksanaan tugas kesekretariatan secara lisan, tertulis, berkala atau sesuai kebutuhan kepada pimpinan;
  27. Mengkoordinasikan laporan kegiatan masing-masing Bidang untuk disampaikan kepada pimpinan;
  28. Memberikan saran dan pertimbangan kepada pimpinan sesuai dengan bidang tugasnya;
  29. Melaksanakan tugas-tugas kedinasan lain yang diberikan oleh pimpinan sesuai dengan tugasnya.

Sekretaris membawahi :

  • Sub Bagian Penyusunan Program dan Keuangan
  • Sub Bagian Umum dan Kepegawaian