- SUB BAGIAN PENYUSUNAN PROGRAM DAN KEUANGAN
LIA YULISTIAWATI - SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN
JEJEN JAENUDIN, S.Sos., M.K.P.
SEKRETARIS DINAS
AGUS ISMAIL DANUNINGRAT, S.T., M.M.
TUPOKSI
Sekretariat dipimpin oleh seorang sekretaris yang mempunyai tugas pokok memimpin, mengkoordinasikan dan mengendalikan tugas-tugas di bidang pengelolaan pelayanan kesekretariatan yang meliputi pengkoordinasian, penyusunan program, pengelolaan umum dan kepegawaian serta pengolahan keuangan.
Dalam melaksanakan tugas pokok, sekretaris mempunyai fungsi sebagai berikut :
- Menyelenggarakan penyusunan rencana kegiatan kesekretariatan sebagai pedoman kerja;
- Menyelenggarakan penyiapan perumusan kebijakan strategi;
- Menyelenggarakan penyusunan perencanaan kinerja dan anggaran (RKA);
- Menyelenggarakan penatausahaan anggaran pendapatan dan belanja Dinas;
- Menyelenggarakan pengelolaan kepegawaian lingkup Dinas;
- Mengevaluasi pelaksanaan tugas staf melalui penilaian Sasaran Kerja Pegawai (SKP) untuk mengetahui prestasi kerjanya dan sebagai bahan pembinaan serta upaya tindak lanjut;
- Menyelenggarakan pembinaan dan pengembangan pegawai dalam jabatan struktural di bawahnya serta dalam jabatan fungsional tertentu dan jabatan fungsional umum;
- Menyelenggarakan penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP), Standar Pelayanan (SP);
- Menyelenggarakan pelayanan umum dan kepegawaian yang meliputi urusan surat- menyurat, barang milik daerah/aset dan rumah tangga, pengorganisasian dan ketatalaksanaan, keuangan, perencanaan, monitoring, evaluasi dan pelaporan;
- Menyelenggarakan kebutuhan naskah dinas yang diperlukan dan menilai konsep tata naskah dinas dari staf dan unit kerja lainnya di lingkungan dinas berdasarkan pedoman dan ketentuan peraturan perundang–undangan;
- Menyusun dan memeriksa konsep surat dinas berdasarkan tata naskah dinas yang berlaku;
- Mengatur pemberian layanan administratif kepada unit kerja di lingkungan Dinas agar terwujud tertib administrasi;
- Menyelenggarakan pengelolaan tata naskah dinas dan kearsipan;
- Menyelenggarakan pelayanan perpustakaan sebagai media referensi, peraturan perundang-undangan dan dokumen lainnya sesuai kepentingan Dinas, serta menyelenggarakan pelayanan hubungan masyarakat dan pelayanan informasi serta dokumentasi Dinas;
- Memberikan laporan kepada pimpinan mengenai langkah atau tindakan yang diambil dalam lingkup tugasnya;
- Menyelenggarakan pembinaan, pengawasan dan pengendalian pelaksanaan tugas dan pelayanan umum, kepegawaian dan rumah tangga, serta keuangan, perencanaan, evaluasi dan pelaporan;
- Menginventarisasi, mengindentifikasi dan menyiapkan bahan pemecahan masalah di bidang tugasnya;
- Menyelenggarakan evaluasi serta pelaporan pelaksanaan rencana kerja kesekretariatan;
- Menyelenggarakan koordinasi dengan unit kerja lain dan/atau lembaga/ organisasi terkait dalam lingkup tugasnya;
- Mendistribusikan tugas kepada staf di lingkup Sekretariat sesuai bidang tugasnya;
- Memberi petunjuk kepada staf untuk kelancaran pelaksanaan tugas staf;
- Mengkoordinasikan tugas staf di lingkup Sekretariat melalui rapat atau langsung agar sesuai dan saling mendukung dalam pelaksanaan tugas;
- Memberi petunjuk kerja dan mengendalikan staf di lingkup Sekretariat agar dapat melaksanakan tugas dengan baik;
- Mengevaluasi pelaksanaan tugas di lingkup Sekretariat untuk mengetahui kesesuaiannya dengan rencana;
- mengatur pelaksanaan kegiatan staf berdasarkan prioritas penyelesaian tugas kesekretariatan agar selesai tepat pada waktunya;
- Melaporkan pelaksanaan tugas kesekretariatan secara lisan, tertulis, berkala atau sesuai kebutuhan kepada pimpinan;
- Mengkoordinasikan laporan kegiatan masing-masing Bidang untuk disampaikan kepada pimpinan;
- Memberikan saran dan pertimbangan kepada pimpinan sesuai dengan bidang tugasnya;
- Melaksanakan tugas-tugas kedinasan lain yang diberikan oleh pimpinan sesuai dengan tugasnya.
Sekretaris membawahi :
- Sub Bagian Penyusunan Program dan Keuangan
- Sub Bagian Umum dan Kepegawaian